Cualquier emprendedor sabe que hoy la gestión diaria es complicada, porque la padece. Uno empieza el día con una enorme lista de pendientes y al finalizar la jornada, la mayoría de ellos siguen allí…
Hay tareas para atender en forma personal, asuntos que investigar, llevar la agenda de reuniones, supervisar a los colaboradores, leer y responder correos, revisar las redes sociales, ocuparse de los vencimientos, anotar ideas, desarrollar algunas cosas, corregir otras…
Hoy no es posible llevar el registro de todo eso en la memoria y tampoco podemos, asignarle a todas las tareas la misma importancia. Algunas requerirán solamente una revisión o una llamada y otras necesitarán de un poco más de tiempo, o una estrategia especial para resolverlas.
Una costumbre difícil de desarraigar es la de confeccionar listados de tareas en papel. Al final del día habrá ítems que no han podido completarse y deberán ser transcriptos a la lista del día siguiente.
Esta es otra razón por la que es importante contar con herramientas ágiles para llevar listados, hacer apuntes de tareas, resaltarlas, anotar los datos de seguimiento y poder re-programarlas o editarlas sin que esta tarea resulte demasiado complicada.
Sólo si responden a esta condición, se convierten en aliadas valiosas para hacer más eficiente la gestión diaria. De otro modo, terminan siendo obstáculos.
Como siempre decimos, no se trata solamente de que las herramientas sean amistosas, sino de cuánto estamos dispuestos a cambiar nuestra manera de trabajar para incluirlas.
A continuación te ofrezco una breve reseña de tres herramientas, que uso y me parecen valiosas para la gestión diaria. Te invito a que las investigues y a diseñar el modo de uso que mejor se adapte a tu trabajo.
Como siempre: los comentarios son bienvenidos.
Paper
Es un hermano de DropBox que está aún en fase beta, pero (como todo en la Web es beta perpetua), se puede disponer de él perfectamente.
Sus creadores lo definen como un espacio de trabajo flexible donde puedes escribir texto o código, crear listas de tareas e integrar imágenes, audio y video desde tus aplicaciones favoritas.
El diseño del workspace es limpio y minimalista. Su parentesco con DropBox se evidencia en la manera en que permite compartir documentos o carpetas.
Aunque todavía no está disponible una función que permita trabajar directamente en el escritorio. Por el momento solamente se accede a él vía Web. Esperemos que en sucesivas versiones, le incorporen la posibilidad de interactuar con la cuenta de DropBox.
Tiene una aplicación para usar desde el móvil y su operación también es muy sencilla.
Acepta toda clase de archivos y ofrece una serie de plantillas para ayudar a organizar el trabajo, que realmente son muy útiles como disparadores de ideas para mejorar tu propio trabajo.
Incorpora contenido enriquecido, como videos de YouTube y Vimeo, audios de Spotify y Soundcloud, y archivos de Documentos de Google y Dropbox, con tan solo pegar el vínculo o usar el menú “+” del margen izquierdo.
Permite gestionar documentos y carpetas privadas o compartidas y esto lo hace apto para cualquier actividad que se acometa bajo el paradigma colaborativo: Recibe comentarios, permite asignar tareas y fechas límite.
Es posible insertar tablas y manejar emojis y calcomanías (gifs animados) como parte de la conversación. Estos elementos, además de los cambios de tamaño en las fuentes, son muy útiles a la hora de jerarquizar unas tareas sobre las otras.
Enlace a la aplicación: Paper DropBox
Trello
El concepto de esta aplicación la hace ideal para usarla cuando se trata de manejar múltiples listados de actividades, que además necesitan interconectarse entre sí. Por ejemplo, una lista de temas pendientes por cliente, en la que eventualmente necesitas listar los que son prioritarios para esta semana.
Se trata de un tablero (o todos los que necesites crear), en el que se crean listas (la cantidad que necesites) y dentro de las cuales se pueden agregar tareas (todas las que necesites).
Todos los elementos del tablero pueden moverse a voluntad, con sólo arrastrarlos. Las tareas, de una lista pueden cambiarse de posición o arrastrarse a otra lista. Pueden copiarse, editarse, agregarles imágenes, videos, fechas de vencimiento, comentarios, y más.
También pueden compartirse tableros o manejarlos en forma pública. Las listas también pueden ser privadas o compartidas, lo que permite seguir las tareas que alguien está haciendo, por ejemplo.
Dispone de una aplicación para usarlo desde el móvil que, como la aplicación de escritorio es muy sencilla e intuitiva.
Para destacar las tareas, permite, no solamente cambiarlas de ubicación, sino agregarle calcomanías o etiquetas personalizadas.
Cuando se ha especificado una fecha de vencimiento, el marcador va cambiando de color a medida que se acerca a la fecha y al llegar, dispara un mail con el aviso, que además contiene un enlace para abrir directamente la tarea sobre la que se alerta.
Enlace a la aplicación: Trello
Keep
Como corresponde a un producto de Google, su característica más destacada es, quizás, la facilidad de acceso. Es posible accederlo desde la Web, desde el celular, desde el Chrome o desde un documento de Drive y siempre mantendrá el sincronismo.
El workspace es sencillo y tiene la impronta de los productos de Google: un gran menú de navegación a la izquierda, permite elegir las opciones, mientras que las notas se manejan como si fueran stickies pegados en un tablero, que pueden editarse con un simple click.
Es posible usarlo en forma privada o compartiendo las notas con diferentes personas. Agregarle etiquetas, recordatorios, fotos o archivos de audio.
Dispone de una aplicación para usarlo desde el móvil.
Su integración a Drive, permite acceder a las notas desde el menú herramientas de los Documentos de texto. Al llamarlo, se abre una columna sobre la derecha del espacio de trabajo, que permite editar las notas o crear nuevas directamente dentro de la aplicación.
Esta ventaja lo postula por ejemplo, para capturar en él las ideas de un tema, usando el celular, mientras estamos en la calle. Cuando necesitemos elaborar esas ideas como un documento, las tenemos ahí, a mano, listas para copiar, pegar y editar.
Enlace a la aplicación: Keep
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